什么是保密文件销毁？一般来说，是指电子计算机或数据存储设备在报废、专卖或捐赠给第三方之前必须删除这些设备上的所有数据，并且防止电子数据被不法分子恢复，从而避免涉密信息的泄露。它是数据信息安全必走的一道程序。具体来说，这些存储设备会被先进的磁性消磁设备扫描，先删除磁盘上的数据，然后存储设备经过消磁设备扫描厚，上面的记载有数据的磁性被消磁，再也无法记录数据，保密数据从此永久被销毁，所用的消磁设备都是符合保密认证的数据销毁设备，能够彻底擦除数据。
在我国，随着社会的发展，机密文件销毁自动化程度的提升和问责制的完善，涉密信息管理安全条例等系统的优化，涉密文件档案信息销毁管理在保密文件销毁的自动化化管理建设中获得了优良的认可，文件销毁方法具有保密性、稳定性、可靠性和强大的保密功能。直到现在，国内外许多大型信息载体处理相关单位早已建成了满足大型企业集团的信息数据销毁需求，并取得了优良的效果。业内相关人士介绍，大型企业集团如此重视涉密信息载体销毁平台的原因主要有以下几点。
《中华人民共和国保密法》明确规定，“国家秘密载体的生产、接收、传输、使用、复制、储存、维护和销毁应符合中国的保密规定”换句话说，保密文件销毁的机密存储媒体从生产到销毁的整个过程都有严格的要求，当面临退休时，硬盘、服务器等机密运营商必须提前销毁符合保密规定的数据，否则将被确认为“违法行为”。
保密文件销毁的实际操作过程中，涉密信息数据的安全销毁涉及多个步骤，从保密数据在转运过程中的内容丢失预防，到涉密数据载体因人为误操作或销毁设备硬件故障导致涉密数据被恢复修复，再到报废涉密数据载体的安全销毁，这其中的任何一个步骤都是十分重要的。然而，由于存储设备被企业管理者忽视。
为了加强涉密数据载体销毁对数据安全度的关注，企业管理者应明确要求保密文件销毁必须选择有资质的专业销毁公司处理，作为企业涉密数据安全保护的前提条件之一。换句话说，只有和专业的销毁公司合作，涉密数据载体的管理才能通过相关主管部门的资格审查，并成功通过相关项目的评估。
传统的涉密载体是以纸质秘密文件为基础，存放在保密室、保密柜、保密袋等安全空间中，当需要销毁这些过期文件时，就要需要在销毁的过程中全程监督。
随着科技的发展，相当多的企业已经完成了从纸质文档向电子文档的转变，办公全程无纸化，传统的纸质文档变成了电、磁、光形式的文档。涉密信息从有形变为无形，信息量急剧扩大。电子数据易于复制、传播和更改，传播的过程更不易被发现，这对企业的涉密数据管理工作有了更高难度的挑战，特别是对于常见的涉密数据存储载体，如U盘、软盘、硬盘和服务器，因为这种IT设备保存了大量常用的涉密信息，这些设备总是在长期和重复的使用中。频繁使用加快了存储介质的老化。每过一两年，存储有涉密信息的IT设备将有大量硬盘，服务器将因为老化而被迫更换。这些被淘汰的IT设备需要被安全的销毁，以确保涉密信息不会被不法分子恶意恢复使用。
今天，涉密信息载体的销毁已经全面实施“问责制”与企业管理一样，面对数据安全，企业负责人有义务创建全方位的涉密数据信息解决方案。企业管理者也深知，IT设备上的硬盘或服务器保存有太多企业的保密数据。数据一旦泄露并被不法分子利用的话，很可能危及企业的正常运作和企业品牌的形象，阻碍了企业的发展并给企业带来巨大的损失。对于企业管理者来说，如此严重的涉密数据泄露后果都是无法承受之重。因此保密文件数据的管理必须值得管理者重视。